为严格管理学院公章、介绍信，规范学院文件报批程序，特制定本办法。

一、学院公章、党总支公章及介绍信由专人负责保管，一般情况下由办公室主任负责保管、着章，特殊情况下办公室主任不在时可委托行政副院长或行政秘书保管。

二、在使用公章时，办公室主任应认真审查，严格把关，不得随意加盖公章。

三、对学校机关的一般公文，实行院领导负责制。有关党务工作的由书记签署，涉及全院性的事务由院长或常务副院长签署，有关行政事务由行政副院长签署，有关系的报文由系主任签署。对外签定协议、经济事务、奖励表彰、教师晋升职称、资格评定、学生毕业分配、深造出国、调入调出等必须由院长或常务副院长签字。重要报文需经院务会议通过后，由院长或常务副院长签署，方可盖章上报。没有以上院主管领导签字，不得加盖公章。

四、介绍信严格按照学校规定，严格审查证件，规范填写。

五、办公室主任对公章、介绍信应细心保管，不得随意乱丢弃，也不得交由他人代盖。

六、院系领导，教师及行政干部应严格执行此规定，不得无理纠缠或采用其他非法手段加盖公章，否则承担由此造成的法律责任。

七、对违反此规定的教师、干部，视情节轻重由院务会给予通报批评甚至行政处分，并处经济罚款。